جنبه های رفتاری تغییر در سیستم های اطلاعاتی

جنبه های رفتاری تغییر در سیستم های اطلاعاتی

برگرفته از کتاب سیستم های اطلاعاتی حسابداری تالیف رامنی و استین بارت/ ترجمه دکتر سجادی و طباطبایی نژاد

 

به دلیل اینکه شرکت ها در محیط کاملا رقابتی و فوق العاده متغیر فعالیت می کنند، به طور مداوم و مستمر به یافتن شیوه های جدید، سریع و قابل اتکاتری برای کسب اطلاعات نیازمند هستند. برای رفع این گونه نیازها، سیستم های اطلاعاتی باید به تغییرات مداوم و مستمر عادت داشته باشند: تغییراتی که دامنه آن از اصلاحات جزئی تا تجدیدنظرهای اساسی در سیستم گسترده است. تغییرات جنبه های رفتاری تغییر بسیار مهم است. زیا بهترین سیستم ها هم بدون حمایت افرادی که با آن کار می کنند، موفق نخواهند بود.

 

دلایل بروز مشکلات رفتاری:

1- تحصیلات و ویژگی های شخصی: به طور کل افراد تحصیل کرده و جوانترها با احتمال بیشتری تغییرات را می پذیرند. همین طور، افراد آشناتر به فناوری به احتمال کمتری با تغییر در سیستم اطلاعاتی حسابداری مخالفت می کنند.

2- شیوه معرفی و ارائه فرایند تغییر: مقاومت ها اغلب واکنش به روش های ایجاد تغییر است، نه به خود تغییر.

3- تجربه تغییرات قبلی: کارمندانی که از تغییرات قبلی تجربه خوشایندی ندارند، از هماهنگی و مشارکت در تغییرات آینده بیزار هستند.

4- حمایت مدیریت ارشد شرکت: کارکنانی که احساس می کنند تغییرات از سوی مدیریت ارشد شرکت حمایت نمی شود، تردید دارند که تغییرات مزبور را تایید کنند.

5- ارتباطات: کارکنان تا زمانی که دلایل تغییر به درستی برایشان توضیح داده نشود، از آن حمایت نمی کنند.

6- واکنش های طبیعی و تعصب آمیز: افراد علاقه مند به شغل خود یا همکاران ممکن است تغییری را که بر دو عامل مزبور اثر می گذارند، نپذیرند.

7- ماهیت مزاحم فرایند تغییر: درخواست های مکرر اطلاعات و انجام مصاحبه با کارکنان موجب فشار روحی بر کارکنان و افزایش مسئولیت آنان می شود. این مزاحمت و فشار روحی ممکن است یک حس منفی در کارکنان نسبت به تغییر ایجاد کرده، و آنان را به مخالفت با تغییر تشویق کند.

8- ترس و نگرانی: بسیاری از کارکنان از عدم اطمینان همراه  تغییر نگران هستند. همچنین آنان نگران از دست دادن شغل، مقام و عدم موفقیت فناوری و مکانیزه شدن هستند.

 

چگونگی مقاومت افراد در برابر تغییر:

1- خرابکاری: رفتاری است که اغلب به قصد خراب کردن، از کا انداختن و تضعیف اثربخشی سیستم صورت می گیرد. این رفتار ممکن است خود را در افزایش نرخ اشتباهات، اختلال یا خرابکاری عمدی در سیستم نشان دهد.

2- فرافکنی: مقصر شناختن سیستم جدید به خاطر هر اشتباه، عیب یا رویداد ناخوشایند را گویند. اصولا در این گونه موارد سیستم جدید سپر بلای تمام اشتباهات و مشکلات واقعی و غیرواقعی است. اگر این انتقادها به طور منطقی کنترل نشود و یا پاسخ آنها داده نشود، می تواند به یکپارچگی و درستی سیستم آسیب رسانده و یا حتی آن را از بین ببرد.

3- اجتناب کردن: یک راه برای کارمندان برای برخورد با سیستم اطلاعاتی حسابداری جدید، خودداری از استفاده از آن به امید این که سیستم فراموش شده و در نهایت کنار گذاشته شود.

 

رهنمودهایی برای پیشگیری از مشکلات رفتاری:

1- تامین نیازهای اطلاعاتی کاربران: ضروری و منطقی است که شکل، محتوا و حجم ستاده های سیستم اطلاعاتی با هدف تامین نیازهای اطلاعاتی کاربران آن طراحی شده باشد.

2-اطلاع رسانی به موقع: مدیران و کاربران باید خیلی سریع از تغییرات سیستم باخبر شوند. باید به آنان گفته شود چه تغییری و به چه دلایلی ایجاد شده و سیستم جدید چه منافعی برای آنان خواهد داشت. به کارکنان باید گفته شود هرگونه سوال یا پیشنهادی در مورد سیستم جدید دارند، با مدیریت شرکت در میان بگذارند.

3- ایجاد فضای همکاری و اعتماد: ایجاد حس همکاری و اعتماد در همه کسانی که تحت تاثیر توسعه سیستم هستند، از اهمیت اساسی برخوردار است. اگر کارکنان به مخالفت با سیستم جدید برخاستند، تغییر نگرش آنان یا اجرای موفق سیستم مشکل خواهد بود.

4- کسب حمایت مدیریت: باید تا جایی که امکان دارد از یک قدرت برتر که قادر به تهیه منابع برای طراحی و اجرای سیستم و تشویق دیگران به همکاری است، کمک گرفته شود.

5- کاهش نگرانی ها: شرکت ها باید تا آنجا که امکان دارد این اطمینان را به وجود بیاورند که هیچ پست سازمانی مهمی حذف نمی شود و یا هیچ تغییر مسئولیتی رخ نمی دهد. و اگر قرار است به خدمات پرسنل خاتمه داده شود، باید مزایای پایان خدمت آنان پرداخت شود.

6- تقاضای مشارکت کاربران: کاربرانی که در توسعه سیستم مشارکت دارند، آگاه تر، آموزش دیده تر و متعهدتر به استفاده از سیستم هستند.

7- بازخورد صادقانه: برای اجتناب از سوتفاهم باید صادقانه به کاربران گفته شود که از چه پیشنهادهایی و چگونه استفاده شد، از کدام یک استفاده نشد و چرا و در آینده از کدام یک استفاده خواهد شد.

8- اطمینان از درک صحیح کاربران از سیستم: اگر کاربران درک صحیحی از سیستم نداشته باشند، حمایت یا استفاده موثر امکان پذیر نخواهد بود. عموما کسانی که اطلاعات کافی در مورد نحوه کار با رایانه دارند، اغلب نیازهای آموزشی کاربران را دست کم می گیرند.

9- انسان محور بودن سیستم: اگر کارکنان شرکت باور کنند که رایانه برای کنترل آنان یا گرفتن موقعیت شغلی آنان است، به طور مطمئن سیستم جدید را نخواهند پذیرفت.

10- تشریح چالش ها و فرصتهای جدید: طراحان سیستم باید بر وظایف چالش برانگیز و مهمی تاکید کنند که ممکن است با سیستم جدید انجام شوند. همچنین باید تاکید شود که سیستم جدید ممکن است رضایت شغلی بیشتری ایجاد کرده و فرصت های بیشتری برای پیشرفت فراهم کند.

11- بررسی دوباره معیارهای ارزیابی عملکرد: برای طمینان از منطقی و مناسب بودن استانداردها و معیارهای ارزیابی عملکرد کاربران برای تغییرات جدید، باید دوباره آنها ارزیابی شوند.

12- آزمایش صحت و یکپارچگی سیستم: سیستم باید به نحو مناسبی قبل از اجرا آزمایش شود، تا آثار سو اولیه آن حداقل شود.

13- اجتناب از جوزدگی: بسیار نادر است که منطق با احساس همراه شود. باید اجازه داد تا احساسات ناشی از تغییر فروکش کرده، به شیوه مسالمت جویانه مدیریت شود یا آن را به حاشیه برد.

14- هدایت سیستم در یک زمینه مناسب: کاربران علاقه مند هستند بدانند تغییرات سیستم چگونه شخصا آنان را تحت تاثیر قرار می دهد. باید با ارائه توضیحات مربوط نگرانی آنان برطرف شود، نه اینکه مشکلات مدیران یا طراحان سیستم برای آنان تشریح شود.

15- کنترل انتظارات کاربران: یک سیستم هنگامی موفق است که کاربران انتظارات غیرواقعی از عملکرد و ظرفیت های آن نداشته باشند. هنگام تشریح توانمندی ها و مزایای سیستم سعی کنید واقع گرا باشید.

16- طراحی ساده سیستم: سیستم های پیچیده موجب تغییرات اساسی در سازمان می شوند. تغییرات را با روش های سازمانی موجود هماهنگ کنید تا ساده تر به نظر برسد.

 

 

برگرفته از کتاب سیستم های اطلاعاتی حسابداری تالیف رامنی و استین بارت/ ترجمه دکتر سجادی و طباطبایی نژاد


اگر مدارک مثبته به نحو صحیح طراحی شوند دقت و کارایی ثبت معاملات در سیستم اطلاعاتی حسابداری بهبود پیدا می کند. اصول و طراحی فرمها که برای مدارک دستی و رایانه ای مناسب است به شرح زیر است:

ملاحظات عمومی:
آیا اطلاعات درخواستی در فرم به میزان حداکثر مورد نیاز است؟
آیا وزن و نوع کاغذ مورد استفاده مناسب است؟
آیا خطوط دوتایی و حروف تیره و حاشیه ها برای بارز نشان دادن بخشهای مختلف فرم به درستی به کار برده شده اند؟
آیا اندازه فرم استاندارد است؟
آیا اندازه فرم برای صحافی، بایگانی یا پست کردن مناسب است؟
اگر قرار است فرم برای اشخاص خارج از سازمان ارسال شود آیا نشانی در جای مناسب  درج شده است تا بتوان آن را از پنجره پاکت پستی خواند؟
آیا نسخه های فرم در رنگهای مناسب چاپ شده اند تا در توزیع نسخ مشکلی پیش نیاد؟
آیا دستورالعمل روشنی برای تکمیل فرم وجود دارد؟

بخش معرفی فرم:
آیا نام فرم در بالای آن با حروف چاپی تیره مشخص است؟
آیا فرم دارای شماره سریال پاپی است؟
اگر قرار است فرم برای اشخاص برون سازمانی ارسال شود، آیا نام و نشانی شرکت از قبل بر روی فرم چاپ شده است؟
 
بخش اصلی فرم:
آیا اطلاعات به طور منطقی با یکدیگر مرتبط هستند؟
آیا فضای کافی برای ثبت ارقام وجود دارد؟
آیا ترتیب اقلام داده هماهنگ با ترتیبی است که این اقلام دریافت می شوند؟
آیا توضیحات استندارد از قبل چاپ شده اند تا کدها و کنترل ها بدون لزوم نوشتن ثبتهای کابر انجام شوند؟

بخشهای پایانی فرم:
آیا برای ثبت، تایید و تنظیم نهایی فرم فضایی درنظر گرفته شده است؟
آیا برای امضا یا امضاهایی که نشان دهنده تصویب نهایی معامله است، در فرم فضایی درنظر گرفته شده است؟
آیا برای ثبت تاریخ تایید یا تصویب نهایی در فرم فضایی درنظر گرفته شده است؟
آیا برای مبلغ ریالی یا سایر ارقام در فرم فضایی درنظر گرفته شده است؟
آیا توزیع هر نسخه از فرم به روشنی نشان داده شده است؟

 

برگرفته از کتاب سیستم های اطلاعاتی حسابداری تالیف رامنی و استین بارت/ ترجمه دکتر سجادی و طباطبایی نژاد

سیستم های بانک اطلاعاتی ممکن است به طور اساسی در ماهیت حسابداری تاثیر بگذارد. برای مثال، سیستم های بانک اطلاعاتی می توانند منجر به رها کردن مدل های حسابداری دوطرفه شوند. منطق اصلی مدل حسابداری دوطرفه این است که دو بار ثبت مبلغ یک رویداد موجب کنترل دقت و صحت پردازش داده ها می شود. هر رویداد ثبت های مساوی بدهکار و بستانکاری ایجاد می کند و برابری بدهکار و بستانکار خود در مراحل مختلفی از فرایند حسابداری، دوباره کنترل می شود، در حالی که زیادی ثبت داده ها نقطه مقابل مفهوم بانک اطلاعاتی به شمار می رود. اگر مبالغ مربوط به یک رویداد به درستی در یک سیستم بانک اطلاعاتی وارد شود، تنها لازم است که اطلاعات مزبور یک بار ذخیره شود نه دو بار. پردازش رایانه ای داده ها به اندازه کافی صحیح و دقیق بوده به طوری که سیستم کنترلی پیچیده و کنترل های کامل سیستم و کنترل های دوباره دوطرفه که ویژگی اختصاصی مدل حسابداری دو طرفه است، ضرورتی ندارد.

همچنین سیستم های بانک اطلاعاتی به طور بالقوه توانایی تغییر ماهیت گزارشگری برون سازمانی را دارد. امروزه زمان و منابع زیادی صرف این موضوع می شود که شرکت ها چگونه اطلاعات حسابداری را برای کاربران برون سازمانی خلاصه و گزارش کنند. چرا یک نسخه از بانک اطلاعاتی مالی شرکت به جای صورت های مالی سنتی به آسانی در اختیار کاربران به روش مورد نظر خود امکان پذیر خواهد بود.

اگرچه فناوری اطلاعات به طور شگفت انگیزی شیوه های تجارت را تغییر داده است، اما تاثیر کمی بر گزارشگری برون سازمانی داشته است. شرکت ها هنوز گزارش های مالی دوره ای (فصلی و سالانه) را بر مبنای اطلاعات بهای تمام شده تاریخی تهیه می کنند. علاوه بر این آنها اطلاعات را به صورت خیلی متراکم و تجمعی تهیه می کنند. تخمین زده می شود به طور متوسط بانک اطلاعات مالی یک شرکت نسبتا بزرگ 100 گیگا بایت فضا لازم داشته باشد. این در حالی است که گزارش های سالانه به طور متوسط 100 کیلو بایت را در بر می گیرد! در نتیجه، کاربران گزارش های سالانه تنها بخش کوچکی از اطلاعات یک شرکت را استفاده می کنند.

چرا گزارش های سالانه با یک نسخه از بانک اطلاعات مالی شرکت ها جایگزین نمی شود؟ هم اکنون بسیاری از شرکت ها محدویت های دستیابی تهیه کنندگان و مشتریان به بانک های اطلاعاتی داخلی خود را از بین برده اند. برای مثال، تهیه کنندگان کالای شرکت ممکن است به اطلاعات موجودی های شرکت دسترسی داشته باشند تا بتوانند با برنامه ریزی تولید خود و ارسال به موقع کالا کسری موجودی کالای شرکت را جبران کنند، در حالی که آنان به اطلاعات منابع انسانی و حقوق شرکت دسترسی ندارند. شرکت ها نیز به طور مشابه می توانند چگونگی استفاده از بانک اطلاعاتی خود را تعریف کنند، به نحوی که اطلاعات خیلی مهم در اختیار رقبای شرکت قرار نگیرد. از این دیدگاه، بانک اطلاعاتی می تواند اطلاعات مجاز را در دیسک های فشرده فقط خواندنی یا شبکه اینترنت برای دسترسی سرمایه گذاران، اعتباردهندگان و دیگر کاربران برون سازمانی قرار دهد.

در حال حاضر توانایی فنی تهیه چنین بانک اطلاعاتی و دسترسی به اطلاعات مزبور وجود دارد. امروزه رایانه های شخصی توانایی پردازش چنین بانک های اطلاعاتی را برای طیف وسیعی از کاربران ممکن می سازد و کاربران برون سازمانی تصویری از عملکرد شرکت و اطلاعات مربوط و به موقع بدست می آورند. در چنین سیستمی ساختار اولیه گزارشگری مالی شامل تعریف عناصر داده ای و ساختار بانک اطلاعاتی است و کاربران مجاز به گرداوری و طبقه بندی اطلاعات مورد استفاده در مدل های تصمیم گیری خود هستند.

شاید بیشترین تاثیر سیستم های بانک اطلاعاتی بر روش استفاده اطلاعات حسابداری در تصمیم گیری است. مشکل فرموله کردن جستجوهای ضروری در سیستم های حسابداری در سیستم های حسابداری بر مبنای فایل های سنتی یا سیستم های مدیریت بانک اطلاعاتی غیر رابطه ای این است که حسابداران مانند سرایداران اطلاعات عمل می کنند. اطلاعات مالی تنها در فرم های رسمی و در زمان های تعریف شده در دسترس خواهند بود. حسابداران فرم این گزارش ها و زمان انتشار آن ها را (غالبا به شکل ماهانه، فصلی و سالانه) تعیین می کنند.

به هر حال سیستم های مدیریت بانک اطلاعاتی رابطه ای، زبان های جستجوی قوی اما ساده برای استفاده کاربران فراهم می کنند. این زبان های جستجو، اطلاعات مالی را در هر زمینه در دسترس مدیران قرار می دهند. صورت های مالی را نه تنها در زمان های رسمی که به طور سنتی تعیین می شود بلکه در هر دوره زمانی که مدیران بخواهند بررسی کنند می توانند به آسانی تهیه کرد. همچنین سیستم های مدیریت بانک اطلاعاتی رابطه ای می توانند به آسانی دیدگاه های متفاوت در زمینه پدیده های اساسی مشابه را با یکدیگر تطبیق دهند. برای مثال ستون های جداول ذخیره اطلاعات مربوط به دارایی ها می توانند هم در برگیرنده اطلاعات بهای تمام شده تاریخی و هم دربرگیرنده اطلاعات بهای جایگزینی و قیمت بازار باشند. بنابراین مدیران مجبور نخواهند بود فقط از اطلاعات از قبل تعریف شده حسابداران را بررسی کنند. در پایان سیستم های مدیریت بانک اطلاعاتی امکان یکپارچه کردن اطلاعات مالی و عملیاتی را فراهم کنند. برای مثال اطلاعات مربوط به رضایت مشتریان می تواند در همان جداول مورد استفاده برای ذخیره اطلاعات مربوط به سقف اعتبار و مانده حساب مشتریان ذخیره شود. بنابراین مدیران به مجموعه اطلاعات غنی تری برای تصمیمات استراتژیک و تاکتیکی دسترسی دارند.

 

/ 0 نظر / 36 بازدید